Fragen & Antworten zur elektronischen Patientenakte (ePA)

Alle gesundheitsbezogenen Daten und Unterlagen, wie Arztbriefe, radiologische Befunde und Bilder, Laborberichte oder Impfpässe, können in der ePA hinterlegt werden. Sie entscheiden darüber, welche Dokumente hochgeladen werden sollen.

Eine eigene ePA erhalten nur Voll­ver­sicherte der Gothaer Kranken­ver­sicherung. Wenn Sie über die Gothaer Kranken­ver­sicherung eine Zusatz­ver­sicherung ab­ge­schlos­sen haben, müssen Sie sich für die elek­tro­nische Patienten­akte an Ihre Kranken­kasse wenden.

Die elektronische Patientenakte der Gothaer kön­nen Sie im Apple Appstore oder Google Play Store he­runter­la­den. Da­nach müs­sen Sie sich re­gis­trie­ren. Wei­tere In­for­ma­tio­nen zum Regis­trierungs­prozess fin­den Sie hier.

Voraussetzung für den Zugriff auf die ePA sind eine Voll­ver­sicherung bei der Gothaer Kran­ken­ver­sicherung, eine Kran­ken­ver­sicherten­num­mer und ein Smart­phone mit fol­gen­den Be­triebs­sys­temen:

• iOS mindestens 15.0 oder höher
• Android mindestens 10 oder höher

Bei Fragen rund um die elektronische Patientenakte (ePA) erreichen Sie uns:

Telefonisch:
Montag bis Freitag 08:00 - 18:00 Uhr
+49 221 308 22075

E-Mail:
epa@gesund.gothaer.de

Die KVNR er­mög­licht die ein­deutige Zu­ord­nung der ver­sicherten Per­son in der Telematik­infra­struktur (TI). Die Ziele hier­bei sind unter an­derem die Sicher­stel­lung der Teil­habe der PKV-Ver­sicher­ten an der Digit­ali­sierung des Ge­sund­heits­wesens und der Ver­bes­serung der medi­zin­ischen Ver­sor­gung. Somit ist die Nutzung digi­taler An­wen­dun­gen im Ge­sund­heits­wesen, wie zum Bei­spiel der elek­tronischen Patienten­akte (ePA) möglich. Auch wenn Sie heute noch nicht von allen ge­plan­ten digi­talen An­wen­dun­gen profi­tieren kön­nen, haben Sie mit Ihrer ein­heit­lichen Kranken­ver­sicher­ten­num­mer (KVNR) den Grund­stein zur Nut­zung der TI ge­legt.

Weitere In­formationen zur Ihrer KVNR er­halten Sie hier.

Es besteht für die Vollversicherten der Gothaer Krankenversicherung keine Pflicht, sich eine ePA anlegen zu lassen oder diese zu nutzen. Die elektronische Patientenakte ist freiwillig.

Allen gesetzlich Ver­sicher­ten wird zu­künftig auto­ma­tisch eine ePA zur Ver­fü­gung ge­stellt– wenn sie diesem An­ge­bot nicht wider­sprech­en (Opt-out). Ak­tu­ell sieht das Bundes­ges­und­heits­ministerium vor, dass diese Variante 2025 in Kraft tritt. Bis da­hin er­halten nur Per­so­nen eine ePA, die ak­tiv da­rum bit­ten (Opt-in). Für Privat­ver­sicherte ist diese Opt-out-Varian­te bisher nicht geplant. Sollte es für Privatversicherte zu der Opt-out-Variante kommen, dann informieren wir Sie gerne darüber.

Zum gegenwärtigen Zeitpunkt ist das Anlegen einer ePA freiwillig und sie wird nur auf Ihren Wunsch hin angelegt. Ein Widerspruch ist aktuell also nicht erforderlich. Sollte es für Privatversicherte zu der sogenannten Opt-out-Variante kommen, dann informieren wir Sie gerne über den Prozess des aktiven Widerspruches.

Kleiner Tipp: Die ePA verbessert Ihre medizinischen Behandlungen, da sie nicht nur Leistungserbringer*innen wie Ärztinnen und Ärzten den Austausch von Informationen und Unterlagen untereinander erleichtert, sondern auch Sie als Patient*in haben Ihre Gesundheitsdaten jederzeit in Ihrer Hand. Wenn Sie noch unsicher sind bezüglich des persönlichen Nutzens einer ePA, dann empfehlen wir Ihnen zunächst abzuwarten. Ein Widerspruch ist jederzeit möglich.

Möchten Sie in einer Leistungserbringereinrichtung Ihre ePA nutzen, müssen Sie dem medizinischen Fachpersonal Ihre KVNR mitteilen. Des Weiteren müssen Sie den Mitarbeitenden der Leistungserbringereinrichtung in der ePA-App den Zugriff auf Ihre Akte erlauben, z. B. der Hausärztin bzw. dem Hausarzt sowie den medizinischen Fachangestellten.

Ja, neben der elektronischen Patien­ten­akte kann zum Beispiel der Online Check-In und die digi­tale Organ­spende­erklä­rung ge­nutzt werden.

Mit dem Online-Check-In können Sie Ihre zehn­stellige Kranken­ver­sicher­ten­num­mer (KVNR) bequem und sicher über­mitteln, indem Sie den von der Praxis bereit­ge­stell­ten QR-Code mit der Scan-Funktion in der ePA-App scannen.

Weitere Informationen zum OCI

Allein Sie als Versicherte*r entscheiden, wer Ihre Daten einsehen darf. Sie können dabei unterschiedliche Berechtigungen verteilen und zum Beispiel Physio­thera­peut*innen nur die Unterlagen Ihres Orthopäden bzw. Ihrer Ortho­pä­din freigeben. Außer­dem können Sie Be­rechti­gungen zeit­lich be­grenzen oder wieder ent­ziehen, etwa bei einem Arzt­wechsel. Aller­dings gilt die Be­rechti­gung immer für die ganze Lei­stungs­erbringer­ein­richtung und nicht für ein­zel­ne Per­sonen. Der Zu­griff ist aber nur zu Be­hand­lungs­zwecken er­laubt und die Leistungs­erbringer*innen sind ge­setz­lich ver­pflichtet, ihren Zu­griff genau zu pro­to­kol­lieren (welche Person, zu welchem Zeit­punkt, welche Daten ein­ge­sehen oder ein­ge­stellt hat).

Die elektronische Patientenakte kann ihren vollen Nutzen entfalten, wenn möglichst viele Gesundheitsdaten in ihr abgelegt sind. Sie als Versicherte*r entscheiden, wer Unterlagen und Informationen hochladen darf. Grundsätzlich kann das nur medizinisches Fachpersonal, welches Sie für den Zugriff auf Ihre elektronische Patientenakte berechtigt haben. Außerdem können Sie selbst Dokumente und Informationen in der App hinterlegen, genau wie eine von Ihnen festgelegte Vertrauensperson.

Ihre elektronische Patientenakte wird nicht automatisch mit historischen Daten, so genannten Altbefunden, befüllt. Sie können aber ausgedruckte Unterlagen zum Beispiel mit dem Handy abfotografieren oder einscannen und dann in die App laden. Sie können zudem medizinisches Fachpersonal bitten, ältere Dokumente zu digitalisieren und hochzuladen, darauf haben Sie einen Anspruch. Zuvor müssen Sie dieses für den Zugriff auf Ihre elektronische Patientenakte berechtigen.

Wenn Sie sich beispielsweise im Umgang mit dem Smartphone nicht sicher fühlen, kann die Verwaltung Ihrer elektronischen Patientenakte an Vertrauens­personen (die so­ge­nan­nten Ver­treter­innen bzw. Ver­treter) über­tragen werden. Dies gilt auch, wenn Eltern bei­spiels­weise eine Akte für ihre Kinder ver­walten.

Es gibt drei Vertraulichkeits­stufen, die Versicherte für jedes Dokument einstellen können.

• Normal: Die Daten sind für alle sichtbar, denen die Ver­sicher­ten Zu­gang zu ihrer Akte gewährt haben
• Vertraulich: Die Versicherten legen fest, welche Praxen oder Einrichtungen auf diese Do­ku­men­te zu­greifen dürfen
• Privat: Nur die Eigentümer*innen der ePA sowie eine eventuelle Ver­tre­tung können die Unter­lagen lesen

Im Protokoll der ePA App werden alle Aktivi­täten ge­spei­chert. Da­durch kön­nen Sie genau nach­voll­ziehen, wer wann auf Ihre elek­tronische Pa­tien­ten­akte (ePA) zu­ge­griffen hat und was in der ePA ver­ändert wurde.

Das ist leider nicht möglich. Sie können aber an eine Vertrauens­person, die ein Smartphone hat, die Verwaltung Ihrer Akte übertragen.

Sie können Ihre elektronische Patienten­akte auch auf einem neuen Ge­rät be­nutz­en ohne, dass die bisher ge­spei­cher­ten Da­ten ver­lo­ren gehen. Laden Sie dafür die ePA-App mit dem neuen Smart­phone he­run­ter und log­gen sich mit Ihren Zu­gangs­da­ten ein. Eine er­neute Regis­trie­rung ist nicht not­wendig, wenn Sie über das alte Ge­rät die ePA für das neue Ge­rät frei­schal­ten. Danach kön­nen Sie die ePA auf bei­den Ge­rä­ten nutzen oder das alte Ge­rät im Be­nutzer­kon­to ent­fer­nen.

Steht Ihnen Ihr altes Ge­rät nicht mehr zur Ver­fü­gung, weil Sie es ver­lo­ren haben oder es ge­klaut wurde, dann müssen Sie Ihr Benutzer­konto zu­rück­setzen und sich er­neut re­gis­trie­ren. Die ePA wird dabei nicht ge­löscht, Sie müs­sen sich aller­dings er­neut identi­fi­zie­ren. Das Gleiche gilt, wenn Sie Ihren App-Code ver­ges­sen haben.

Wenn Sie Ihren App-Code vergessen haben, müssen Sie Ihr Benutzerkonto zurücksetzen und sich erneut registrieren. Dies können Sie entweder selbst in der ePA App machen, wenn Sie darauf noch Zugriff haben, oder Sie kontaktieren uns.

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+49 221 308 22075

E-Mail:
epa@gesund.gothaer.de

Die ePA wird dabei nicht ge­löscht, Sie müs­sen sich allerdings er­neut identi­fi­zieren.

Wenn Sie Ihren App-Code 3x falsch eingegeben haben, ist ihr Benutzerkonto gesperrt. Sie müssen daher Ihr Benutzerkonto zurücksetzen und sich erneut registrieren. Dies können Sie selbst in der ePA App machen. Die Möglichkeit des Zurücksetzens des Benutzerkontos wird Ihnen beim Start der ePA, dort wo der App-Code eingegeben werden muss, angezeigt.

Die ePA wird dabei nicht gelöscht, Sie müssen sich allerdings erneut identifizieren.

Sie können Ihre elek­tro­nische Pa­tien­ten­akte je­de­rzeit hier sper­ren.

Dort haben Sie die Op­tion Ihr Be­nutzer­kon­to zu löschen oder kön­nen in die Geräte­ver­waltung wech­seln, wenn Sie nur einem Ge­rät den Zu­griff ent­zie­hen wollen.

Durch die Sper­rung bleiben Ihre Daten in der ePA er­hal­ten, es wird le­dig­lich Ihr Be­nutz­er­konto gelöscht. Allerdings müs­sen Sie sich zum Ent­sper­ren zunächst erneut re­gis­trie­ren und aus Sicher­heits­grün­den muss auch Ihre Identität er­neut über­prüft werden.

Bei Verdacht auf Missbrauch Ihres Zugangs sollten Sie diesen natürlich unverzüglich sperren, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten. Dafür finden Sie in den Profileinstellungen der Gothaer ePA App eine Option zur Geräteverwaltung im Rahmen der Benutzerkontoverwaltung.

Sie können Ihre ePA jederzeit kündigen.

Gehen Sie dafür in der ePA App über die Pro­fil­ein­stel­lungen in „Meine Patientenakte verwalten“.

Alternativ unterstützen wir Sie gerne dabei:

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Die Gothaer Kran­ken­ver­sicherung räumt Ihnen be­ginn­end mit dem Zu­gang der Kün­di­gung eine Frist von 28 Tagen ein, in der Sie Ihre Da­ten ex­por­tie­ren kön­nen. Nach Ab­lauf dieser Frist wird die ePA un­wider­ruf­lich ge­löscht. Das be­reits hinter­legte Kün­di­gungs­da­tum können Sie auch an­passen.

Hinweis: Ihr Benutzerkonto wird nicht gelöscht.

In den Profileinstellungen der ePA App haben Sie in der Akten­ver­waltung die Mög­lich­keit Ihre Kündigung zu wider­rufen.

Alternativ unterstützen wir Sie gerne dabei:

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Montag bis Freitag 08:00 - 18:00 Uhr
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epa@gesund.gothaer.de

Die Versicherten können jederzeit Dokumente löschen oder neue hinzufügen.

Die Daten der elektronischen Patientenakte sind auf einem zentralen Server gespeichert. Beispielsweise beim Wechsel zur Gothaer Krankenversicherung können Patienten und Patientinnen die Daten von ihrer bisherigen Akte exportieren lassen und in die neue Akte übertragen.

Die elektronische Patientenakte der Gothaer wird von der Gothaer Kran­ken­ver­sicherung ihren voll­ver­sicherten Kund­innen und Kunden in Form einer sicher­heits­ge­prüften und von der Ge­sell­schaft für Te­le­matik (gematik GmbH*) zu­ge­las­senen App zur Ver­fü­gung ge­stellt. Bei dem Zu­lassungs­ver­fahren muss die Ein­hal­tung aller An­for­derungen an Funktio­nali­tät, Be­trieb, Sicher­heit und Daten­schutz nach­ge­wiesen werden. Die Gothaer Kranken­ver­sicherung ar­beitet dabei mit den Unter­nehmen

Research Industrial Systems Engineering (RISE) Forschungs-, Entwicklungs- und Grobprojektberatung GmbH

BITMARCK Technik GmbH

BITMARCK Service GmbH

zusam­men, die das Akten­sys­tem und weitere not­wen­dige Kom­ponenten ent­wick­eln und be­trei­ben.

*gematik GmbH

Die gematik trägt die Gesamtverantwortung für die Telematikinfrastruktur (TI), die zentrale Plattform für digitale Anwendungen im deutschen Gesundheitswesen. Mit der Definition und Durchsetzung verbindlicher Standards für Dienste, Komponenten und Anwendungen in der TI gewährleistet die gematik, dass diese zentrale Infrastruktur sicher, leistungsfähig und nutzerfreundlich ist und bleibt.

Die Telematikinfrastruktur (TI) ist die Plattform für alle digitalen Anwendungen im Gesundheitswesen in Deutschland und kümmert sich beispielsweise um die sichere Vernetzung von Ärzten/Ärztinnen, Krankenhäusern, Patienten/Patientinnen und Versicherungsunternehmen. Sie bietet den Versicherten eine verbesserte medizinische Versorgung. Durch die TI erhalten unsere Kund*innen sukzessive Zugriff auf wichtige und nützliche Anwendungen wie das elektronische Rezept (eRezept), die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) oder die elektronische Patientenakte (ePA).

Nein. Die Gothaer Versicherung hat zu keiner Zeit Zugriff auf Ihre ePA oder die darin gespeicherten Daten. Bei der Ein­richtung der Pa­tien­ten­akte tauscht die Gothaer Kranken­ver­sicherung le­dig­lich administrative per­so­nen­be­zogene In­formationen mit dem Be­trei­ber der ePA aus, um den Ver­sicherungs­status zu veri­fi­zieren. Des Weiteren prüft sie an­hand der Kranken­ver­sicherten­num­mer (KVNR), ob be­reits eine Pa­tien­ten­akte ex­is­tiert.

Wichtig: Hierbei findet kein Aus­tausch von per­so­nen­bez­ogenen Ges­und­heits­daten statt.

Weitere Informationen finden Sie in unseren Datenschutzhinweisen.

Die Daten der ePA liegen auf einem zentralen, gut gesicherten Server in Deutschland für den die europäischen Datenschutzbestimmungen gelten.

„Gesundheitsdaten zählen zu den sensibelsten Daten überhaupt. Deshalb sind alle in der Telematikinfrastruktur (TI) verarbeiteten Daten durch eine mehrstufige Sicherheitsarchitektur geschützt, die zu den besten in Europa und der Welt zählt. Die Sicherheitsexperten der gematik und ihre Kooperationspartner arbeiten jeden Tag daran, dass das auch in Zukunft so bleibt. Die TI ist die offizielle Plattform für die Speicherung und Verarbeitung von Gesundheitsdaten in Deutschland. Diese Daten dürfen ausschließlich von berechtigten Berufsgruppen (z.B. Ärztinnen und Ärzten) und nur zu Behandlungszwecken genutzt werden. Dabei liegt die Datenhoheit immer bei Ihnen als Patientin oder Patient. Sie allein bestimmen, wer in welchem Umfang auf Ihre Daten zugreifen darf.“ Quelle: gematik

Die Gothaer ePA wird von der Gothaer Krankenversicherung ihren vollversicherten Kund*innen in Form einer sicherheitsgeprüften und von der Gesellschaft für Telematik (gematik GmbH) zugelassenen App zur Verfügung gestellt. Beim Zulassungsverfahren muss die Einhaltung aller Anforderungen an Funktionalität, Betrieb, Sicherheit und Datenschutz nachgewiesen werden. Die Zulassung garantiert die Umsetzung nach höchstem Sicherheitsniveau und dem Stand der Technik, somit erfüllt die ePA die gesetzlichen und regulativen Anforderungen. Alle Gesundheitsdaten liegen innerhalb der ePA verschlüsselt und werden erst in Ihrer ePA-App (mit speziell für Sie bei der Registrierung generiertem Schlüsselmaterial) entschlüsselt. Unser Betreiber der ePA und auch wir als Gothaer Krankenversicherung haben aufgrund der implementierten Sicherheitsmechanismen keinen Zugriff auf die Daten in der ePA, nur Sie als Versicherter selbst und - sofern Sie die entsprechenden Berechtigungen vergeben - Ihre Ärzte und Ärztinnen, mit den Sie Ihre Daten teilen möchten. Ärzte und andere Leistungserbringer können - falls Sie eine entsprechende Berechtigung erteilen - die Daten über den sicheren Zugang in die Telematikinfrastruktur (s.g. Konnektor) darauf zugreifen und entschlüsseln. Leistungserbringer können umgekehrt auch Daten in Ihre ePA stellen - ebenso transport- und inhaltsverschlüsselt über den Konnektor.

Zusammengefasst: Sie haben die Hoheit über Ihre Daten in der ePA.

Bisher konnten Sie Ihre Erklä­rung über eine Organ- und Gewebe­spende über den Organ­spende­ausweis oder über eine Patienten­verfü­gung analog doku­men­tieren. Seit dem 1. Juli 2024 ist diese Erklä­rung nun auch über den digi­talen Weg recht­lich und ver­bind­lich möglich.

Das Organspende-Register ist ein zen­trales elektro­nisches Ver­zeichnis, in dem Sie Ihre Ent­schei­dung für oder gegen eine Organ- und Gewebe­spende online ein­tragen können. Der Eintrag ist frei­willig und kosten­los. Er kann jeder­zeit ge­ändert oder ge­löscht werden. Das Organ­spende-Regis­ter wird vom Bundes­institut für Arznei­mittel und Medizin­pro­dukte (BfArM) geführt.

Organspendeausweis, Patienten­verfügung oder andere schrift­liche Erklä­rungen können weiter­hin neben dem Organ­spende-Register für die Doku­menta­tion der Ent­scheidung genutzt werden und bleiben weiter­hin gültig. Liegen mehrere Doku­mente vor, so gilt immer das jüngste.