Fragen & Antworten zur elektronischen Patientenakte (ePA)

Alle gesundheitsbezogenen Daten und Unterlagen, wie Arztbriefe, radiologische Befunde und Bilder, Laborberichte oder Impfpässe, können in der ePA hinterlegt werden. Sie entscheiden darüber, welche Dokumente hochgeladen werden sollen.

Eine eigene ePA erhalten nur Voll­ver­sicherte der Gothaer Kranken­ver­sicherung. Wenn Sie über die Gothaer Kranken­ver­sicherung eine Zusatz­ver­sicherung ab­ge­schlos­sen haben, müssen Sie sich für die elek­tro­nische Patienten­akte an Ihre Kranken­kasse wenden.

Die elektronische Patientenakte der Gothaer kön­nen Sie im Apple Appstore oder Google Play Store he­runter­la­den. Da­nach müs­sen Sie sich re­gis­trie­ren. Wei­tere In­for­ma­tio­nen zum Regis­trierungs­prozess fin­den Sie hier.

Voraussetzung für den Zugriff auf die ePA sind eine Voll­ver­siche­rung bei der Gothaer Kran­ken­ver­siche­rung, eine Kran­ken­ver­sicherten­num­mer und ein Smart­phone.

Bei Fragen rund um die elektronische Patientenakte (ePA) erreichen Sie uns:

Telefonisch:
Montag bis Freitag 08:00 - 18:00 Uhr
+49 221 308 22075

E-Mail:
epa@gesund.gothaer.de

Die KVNR er­mög­licht die ein­deutige Zu­ord­nung der ver­sicherten Per­son in der Telematik­infra­struktur (TI). Die Ziele hier­bei sind unter an­derem die Sicher­stel­lung der Teil­habe der PKV-Ver­sicher­ten an der Digit­ali­sierung des Ge­sund­heits­wesens und der Ver­bes­serung der medi­zin­ischen Ver­sor­gung. Somit ist die Nutzung digi­taler An­wen­dun­gen im Ge­sund­heits­wesen, wie zum Bei­spiel der elek­tronischen Patienten­akte (ePA) möglich. Auch wenn Sie heute noch nicht von allen ge­plan­ten digi­talen An­wen­dun­gen profi­tieren kön­nen, haben Sie mit Ihrer ein­heit­lichen Kranken­ver­sicher­ten­num­mer (KVNR) den Grund­stein zur Nut­zung der TI ge­legt.

Weitere In­formationen zur Ihrer KVNR er­halten Sie hier.

Es besteht für Sie keine Pflicht, die ePA zu nutzen. Das auto­ma­tische Anlegen einer ePA-Akte für alle Versicherten ("ePA für alle") ist nur für die gesetz­liche Kranken­ver­siche­rung ver­pflichtend. Für die PKV bleibt die Nutzung der ePA frei­willig. Bei uns wird Ihnen nur auto­ma­tisch eine ePA ange­legt, wenn Sie sich bereits in der Ver­gangen­heit die ePA-App runter­geladen und sich regis­triert haben. Alle anderen Voll­ver­sicher­ten können sich jeder­zeit die ePA-App auf ihr Smart­phone down­loaden, sich regis­trieren und anschlie­ßend (nach 24 Stunden) die ePA in vollem Umfang nutzen.

Ja, Sie können der ePA jederzeit wider­sprechen. Dies muss schrift­lich erfolgen. Sie können Ihren Wider­spruch an folgende Adresse schicken:

E-Mail: epa@gesund.gothaer.de

Postanschrift: Gothaer Krankenversicherung AG, 50598 Köln

Hinweis: Das automatische Anlegen einer ePA-Akte für alle Versicherten ist nur für die gesetz­liche Kranken­ver­siche­rung verpflich­tend. Für die PKV und unsere Voll­ver­sicherten bleibt die Nutzung der ePA frei­willig. Ihnen wird nicht auto­ma­tisch eine ePA-Akte ange­legt, sondern nur den­jenigen, die sich die ePA-App bereits runter­geladen und sich regis­triert haben. Alle anderen Voll­ver­sicherten können sich, wie bisher auch, jeder­zeit die ePA-App auf ihr Smart­phone down­loaden, sich regis­trieren und anschlie­ßend (nach ca. einem Tag) die ePA in vollem Umfang nutzen.

Ein Widerspruch ist aktuell also nicht zwingend erfor­der­lich. Wenn Sie jedoch sicher­gehen wollen, dass auch zu einem späte­ren Zeit­punkt keine ePA für Sie ange­legt wird, können Sie einen aktiven Wider­spruch ein­reichen, der bei uns doku­men­tiert wird.

Kleiner Tipp: Die ePA verbes­sert Ihre medizi­nischen Behand­lungen, da sie nicht nur Leistungs­erbringer*innen wie Ärztinnen und Ärzten den Austausch von Informa­tionen und Unter­lagen unter­ein­ander erleichtert, sondern auch Sie als Patient*in haben Ihre Gesund­heits­daten jeder­zeit in Ihrer Hand. Wenn Sie noch unsicher sind bezüg­lich des persön­lichen Nutzens einer ePA, dann empfehlen wir Ihnen zunächst abzu­warten. Ein Wider­spruch ist jeder­zeit möglich.

Möchten Sie in einer Leistungs­erbringer­ein­richtung Ihre ePA nutzen, müssen Sie dem medizi­nischen Fach­personal Ihre KVNR mit­teilen. Mit dem Online-Check-In können Sie Ihre zehn­stellige Kranken­ver­sicherten­nummer (KVNR) bequem und sicher über­mitteln, indem Sie den von der Praxis bereit­gestell­ten QR-Code mit der Scan-Funk­tion in der ePA-App scannen.

Des Weiteren müssen Sie den Mit­arbeiten­den der Leistungs­erbringer­ein­richtung in der ePA-App den Zugriff auf Ihre Akte erlau­ben, z. B. der Haus­ärztin bzw. dem Haus­arzt sowie den medizi­nischen Fach­ange­stellten.

Ja, neben der elektronischen Patien­ten­akte kann zum Beispiel der Online Check-In und die digi­tale Organ­spende­erklä­rung ge­nutzt werden.

Mit dem Online-Check-In können Sie Ihre zehn­stellige Kranken­ver­sicher­ten­num­mer (KVNR) bequem und sicher über­mitteln, indem Sie den von der Praxis bereit­ge­stell­ten QR-Code mit der Scan-Funktion in der ePA-App scannen.

Weitere Informationen zum OCI

Allein Sie als Versicherte*r entscheiden, wer Ihre Daten einsehen darf. Sie können dabei unterschiedliche Berechtigungen verteilen und zum Beispiel Physio­thera­peut*innen nur die Unterlagen Ihres Orthopäden bzw. Ihrer Ortho­pä­din freigeben. Außer­dem können Sie Be­rechti­gungen zeit­lich be­grenzen oder wieder ent­ziehen, etwa bei einem Arzt­wechsel. Aller­dings gilt die Be­rechti­gung immer für die ganze Lei­stungs­erbringer­ein­richtung und nicht für ein­zel­ne Per­sonen. Der Zu­griff ist aber nur zu Be­hand­lungs­zwecken er­laubt und die Leistungs­erbringer*innen sind ge­setz­lich ver­pflichtet, ihren Zu­griff genau zu pro­to­kol­lieren (welche Person, zu welchem Zeit­punkt, welche Daten ein­ge­sehen oder ein­ge­stellt hat).

Die elektronische Patientenakte kann ihren vollen Nutzen entfalten, wenn möglichst viele Gesundheitsdaten in ihr abgelegt sind. Sie als Versicherte*r entscheiden, wer Unterlagen und Informationen hochladen darf. Grundsätzlich kann das nur medizinisches Fachpersonal, welches Sie für den Zugriff auf Ihre elektronische Patientenakte berechtigt haben. Außerdem können Sie selbst Dokumente und Informationen in der App hinterlegen, genau wie eine von Ihnen festgelegte Vertrauensperson.

Ihre elektronische Patientenakte wird nicht automatisch mit historischen Daten, so genannten Altbefunden, befüllt. Sie können aber ausgedruckte Unterlagen zum Beispiel mit dem Handy abfotografieren oder einscannen und dann in die App laden. Sie können zudem medizinisches Fachpersonal bitten, ältere Dokumente zu digitalisieren und hochzuladen, darauf haben Sie einen Anspruch. Zuvor müssen Sie dieses für den Zugriff auf Ihre elektronische Patientenakte berechtigen.

Wenn Sie sich beispielsweise im Umgang mit dem Smart­phone nicht sicher fühlen, kann die Verwal­tung Ihrer elektro­nischen Patienten­akte an Vertrauens­personen (die so­ge­nan­nten Ver­treter­innen bzw. Ver­treter) über­tragen werden.

Zwischen Januar 2025 und Mai 2025 ist es aller­dings nur mög­lich, Vertreter anzu­legen, die bereits selbst über eine ePA-Akte verfügen.

Ab Mai 2025 können auch Vertreter*innen einge­richtet werden, die nicht selbst über eine ePA Akte verfügen.

Im Protokoll der ePA App werden alle Aktivi­täten ge­spei­chert. Da­durch kön­nen Sie genau nach­voll­ziehen, wer wann auf Ihre elek­tronische Pa­tien­ten­akte (ePA) zu­ge­griffen hat und was in der ePA ver­ändert wurde.

Das ist leider nicht möglich. Sie können aber an eine Vertrauens­person, die ein Smartphone hat, die Verwaltung Ihrer Akte übertragen.

Sie können Ihre elektronische Patienten­akte auch auf einem neuen Ge­rät be­nutz­en ohne, dass die bisher ge­spei­cher­ten Da­ten ver­lo­ren gehen. Laden Sie dafür die ePA-App mit dem neuen Smart­phone he­run­ter und log­gen sich mit Ihren Zu­gangs­da­ten ein. Eine er­neute Regis­trie­rung ist nicht not­wendig, wenn Sie über das alte Ge­rät die ePA für das neue Ge­rät frei­schal­ten. Danach kön­nen Sie die ePA auf bei­den Ge­rä­ten nutzen oder das alte Ge­rät im Be­nutzer­kon­to ent­fer­nen.

Steht Ihnen Ihr altes Ge­rät nicht mehr zur Ver­fü­gung, weil Sie es ver­lo­ren haben oder es ge­klaut wurde, dann müssen Sie Ihr Benutzer­konto zu­rück­setzen und sich er­neut re­gis­trie­ren. Die ePA wird dabei nicht ge­löscht, Sie müs­sen sich aller­dings er­neut identi­fi­zie­ren. Das Gleiche gilt, wenn Sie Ihren App-Code ver­ges­sen haben.

Wenn Sie Ihren App-Code vergessen haben, müssen Sie Ihr Benutzerkonto zurücksetzen und sich erneut registrieren. Dies können Sie entweder selbst in der ePA App machen, wenn Sie darauf noch Zugriff haben, oder Sie kontaktieren uns.

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E-Mail:
epa@gesund.gothaer.de

Die ePA wird dabei nicht ge­löscht, Sie müs­sen sich allerdings er­neut identi­fi­zieren.

Wenn Sie Ihren App-Code 3x falsch eingegeben haben, ist ihr Benutzerkonto gesperrt. Sie müssen daher Ihr Benutzerkonto zurücksetzen und sich erneut registrieren. Dies können Sie selbst in der ePA App machen. Die Möglichkeit des Zurücksetzens des Benutzerkontos wird Ihnen beim Start der ePA, dort wo der App-Code eingegeben werden muss, angezeigt.

Die ePA wird dabei nicht gelöscht, Sie müssen sich allerdings erneut identifizieren.

Sie können Ihre elek­tro­nische Pa­tien­ten­akte je­de­rzeit hier sper­ren.

Dort haben Sie die Op­tion Ihr Be­nutzer­kon­to zu löschen oder kön­nen in die Geräte­ver­waltung wech­seln, wenn Sie nur einem Ge­rät den Zu­griff ent­zie­hen wollen.

Durch die Sper­rung bleiben Ihre Daten in der ePA er­hal­ten, es wird le­dig­lich Ihr Be­nutz­er­konto gelöscht. Allerdings müs­sen Sie sich zum Ent­sper­ren zunächst erneut re­gis­trie­ren und aus Sicher­heits­grün­den muss auch Ihre Identität er­neut über­prüft werden.

Bei Verdacht auf Missbrauch Ihres Zugangs sollten Sie diesen natürlich unverzüglich sperren, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten. Dafür finden Sie in den Profileinstellungen der Gothaer ePA App eine Option zur Geräteverwaltung im Rahmen der Benutzerkontoverwaltung.

Sie können Ihrer ePA jederzeit wider­sprechen. Der Wider­spruch muss schrift­lich bei uns erfol­gen. Nach­dem Sie der ePA wider­sprochen haben, werden Ihre ePA-Akte und Ihre darin gespeicher­ten Doku­mente auto­matisch un­wider­ruf­lich ge­löscht.

Widerspruch per E-Mail an: epa@gesund.gothaer.de

Alternativ per Post an: Gothaer Krankenversicherung AG, 50598 Köln

Die Versicherten können jederzeit Dokumente löschen oder neue hinzufügen.

Die ePA mit allen Inhalten, Berechti­gungen und Wider­sprüchen kann zur neuen Kranken­versiche­rung mitge­nom­men werden. Voraus­setzung ist, dass die neue Kranken­versiche­rung eine ePA anbietet. Der/Die Versicherte selbst braucht nichts zu tun. Die neue Kranken­versiche­rung fragt die ePA beim vorherigen Anbieter tech­nisch an. Dafür wird ledig­lich die Kranken­ver­sicherten­nummer (KVNR) benötigt.

Die elektronische Patientenakte der Gothaer wird von der Gothaer Kran­ken­ver­sicherung ihren voll­ver­sicherten Kund­innen und Kunden in Form einer sicher­heits­ge­prüften und von der Ge­sell­schaft für Te­le­matik (gematik GmbH*) zu­ge­las­senen App zur Ver­fü­gung ge­stellt. Bei dem Zu­lassungs­ver­fahren muss die Ein­hal­tung aller An­for­derungen an Funktio­nali­tät, Be­trieb, Sicher­heit und Daten­schutz nach­ge­wiesen werden. Die Gothaer Kranken­ver­sicherung ar­beitet dabei mit den Unter­nehmen

Research Industrial Systems Engineering (RISE) Forschungs-, Entwicklungs- und Grobprojektberatung GmbH

BITMARCK Technik GmbH

BITMARCK Service GmbH

zusam­men, die das Akten­sys­tem und weitere not­wen­dige Kom­ponenten ent­wick­eln und be­trei­ben.

*gematik GmbH

Die gematik trägt die Gesamtverantwortung für die Telematikinfrastruktur (TI), die zentrale Plattform für digitale Anwendungen im deutschen Gesundheitswesen. Mit der Definition und Durchsetzung verbindlicher Standards für Dienste, Komponenten und Anwendungen in der TI gewährleistet die gematik, dass diese zentrale Infrastruktur sicher, leistungsfähig und nutzerfreundlich ist und bleibt.

Die Telematikinfrastruktur (TI) ist die Plattform für alle digitalen Anwendungen im Gesundheitswesen in Deutschland und kümmert sich beispielsweise um die sichere Vernetzung von Ärzten/Ärztinnen, Krankenhäusern, Patienten/Patientinnen und Versicherungsunternehmen. Sie bietet den Versicherten eine verbesserte medizinische Versorgung. Durch die TI erhalten unsere Kund*innen sukzessive Zugriff auf wichtige und nützliche Anwendungen wie das elektronische Rezept (eRezept), die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) oder die elektronische Patientenakte (ePA).

Nein. Die Gothaer Versicherung hat zu keiner Zeit Zugriff auf Ihre ePA oder die darin gespeicherten Daten. Bei der Ein­richtung der Pa­tien­ten­akte tauscht die Gothaer Kranken­ver­sicherung le­dig­lich administrative per­so­nen­be­zogene In­formationen mit dem Be­trei­ber der ePA aus, um den Ver­sicherungs­status zu veri­fi­zieren. Des Weiteren prüft sie an­hand der Kranken­ver­sicherten­num­mer (KVNR), ob be­reits eine Pa­tien­ten­akte ex­is­tiert.

Wichtig: Hierbei findet kein Aus­tausch von per­so­nen­bez­ogenen Ges­und­heits­daten statt.

Weitere Informationen finden Sie in unseren Datenschutzhinweisen.

Die Daten der ePA liegen auf einem zentralen, gut gesicherten Server in Deutschland für den die europäischen Datenschutzbestimmungen gelten.

„Gesundheitsdaten zählen zu den sensibelsten Daten überhaupt. Deshalb sind alle in der Telematikinfrastruktur (TI) verarbeiteten Daten durch eine mehrstufige Sicherheitsarchitektur geschützt, die zu den besten in Europa und der Welt zählt. Die Sicherheitsexperten der gematik und ihre Kooperationspartner arbeiten jeden Tag daran, dass das auch in Zukunft so bleibt. Die TI ist die offizielle Plattform für die Speicherung und Verarbeitung von Gesundheitsdaten in Deutschland. Diese Daten dürfen ausschließlich von berechtigten Berufsgruppen (z.B. Ärztinnen und Ärzten) und nur zu Behandlungszwecken genutzt werden. Dabei liegt die Datenhoheit immer bei Ihnen als Patientin oder Patient. Sie allein bestimmen, wer in welchem Umfang auf Ihre Daten zugreifen darf.“ Quelle: gematik

Die Gothaer ePA wird von der Gothaer Krankenversicherung ihren vollversicherten Kund*innen in Form einer sicherheitsgeprüften und von der Gesellschaft für Telematik (gematik GmbH) zugelassenen App zur Verfügung gestellt. Beim Zulassungsverfahren muss die Einhaltung aller Anforderungen an Funktionalität, Betrieb, Sicherheit und Datenschutz nachgewiesen werden. Die Zulassung garantiert die Umsetzung nach höchstem Sicherheitsniveau und dem Stand der Technik, somit erfüllt die ePA die gesetzlichen und regulativen Anforderungen. Alle Gesundheitsdaten liegen innerhalb der ePA verschlüsselt und werden erst in Ihrer ePA-App (mit speziell für Sie bei der Registrierung generiertem Schlüsselmaterial) entschlüsselt. Unser Betreiber der ePA und auch wir als Gothaer Krankenversicherung haben aufgrund der implementierten Sicherheitsmechanismen keinen Zugriff auf die Daten in der ePA, nur Sie als Versicherter selbst und - sofern Sie die entsprechenden Berechtigungen vergeben - Ihre Ärzte und Ärztinnen, mit den Sie Ihre Daten teilen möchten. Ärzte und andere Leistungserbringer können - falls Sie eine entsprechende Berechtigung erteilen - die Daten über den sicheren Zugang in die Telematikinfrastruktur (s.g. Konnektor) darauf zugreifen und entschlüsseln. Leistungserbringer können umgekehrt auch Daten in Ihre ePA stellen - ebenso transport- und inhaltsverschlüsselt über den Konnektor.

Zusammengefasst: Sie haben die Hoheit über Ihre Daten in der ePA.

Bisher konnten Sie Ihre Erklä­rung über eine Organ- und Gewebe­spende über den Organ­spende­ausweis oder über eine Patienten­verfü­gung analog doku­men­tieren. Seit dem 1. Juli 2024 ist diese Erklä­rung nun auch über den digi­talen Weg recht­lich und ver­bind­lich möglich.

Das Organspende-Register ist ein zen­trales elektro­nisches Ver­zeichnis, in dem Sie Ihre Ent­schei­dung für oder gegen eine Organ- und Gewebe­spende online ein­tragen können. Der Eintrag ist frei­willig und kosten­los. Er kann jeder­zeit ge­ändert oder ge­löscht werden. Das Organ­spende-Regis­ter wird vom Bundes­institut für Arznei­mittel und Medizin­pro­dukte (BfArM) geführt.

Organspendeausweis, Patienten­verfügung oder andere schrift­liche Erklä­rungen können weiter­hin neben dem Organ­spende-Register für die Doku­menta­tion der Ent­scheidung genutzt werden und bleiben weiter­hin gültig. Liegen mehrere Doku­mente vor, so gilt immer das jüngste.

Nach dem Download und der Regis­trie­rung ist die ePA nicht direkt, aber spätes­tens nach ca. 24 Stunden im vollen Umfang nutzbar.

Sofern Sie bereits eine KVNR haben und Sie der ePA wider­sprochen haben, wird der Wider­spruch an die neue Kranken­versiche­rung über­mittelt. (Über die KVNR erfolgt die ein­deutige Zuord­nung des Wider­spruchs). Haben Sie bisher keine KVNR und der ePA wider­sprochen, müssen Sie bei Ihrer neuen Kranken­versiche­rung erneut einen Wider­spruch ein­reichen.

Die elektronische Patientenakte hat im Januar 2025 ein großes Update erhalten. Wenn Sie bereits eine ePA nutzen, müssen Sie die App aktuali­sieren bzw. sich die neue Version herunter­laden. Sobald Sie sich das erste Mal in die neue ePA-Akte ein­loggen, erhalten Sie einen Hinweis, dass die Migra­tion Ihrer Daten ange­stoßen werden muss. Inhalte, Proto­kolle und hinter­legte Ver­treter*innen werden in die neue ePA über­nom­men. Nur Berechti­gungen für Leistungs­erbringer müssen aus tech­nischen Gründen erneut einge­stellt werden. Bild­dateien wie zum Beispiel jpeg und png sowie Text­dateien werden bei Migra­tion auto­matisch in PDF/A Dateien umge­wandelt. Ggf. kann es zu gering­fügigem Daten­verlust bei der Über­tragung kommen.

Die Nutzung der alten ePA-App-Version ist ab dem 5. Januar 2025 nicht mehr möglich. Die neue ePA steht voll­um­fäng­lich circa vier bis sechs Wochen nach dem 15. Januar 2025 zur Verfügung. Der genaue Zeitpunkt, zu dem die ePA wieder zur Verfü­gung steht, ist aufgrund der Menge an Akten, die ange­legt werden müssen (kom­pletter Versicherten­bestand der GKV plus ePA-Nutzer der PKV) nicht bekannt.

Das Update auf die neue Version sowie das Öffnen der ePA-Akte muss bis Ende 2025 erfolgen. Danach werden die Daten und Inhalte aus der alten ePA gelöscht.

In der Medikationsliste können Sie oder/und der berech­tigte Leistungs­erbringer nach­voll­ziehen, welche Medi­ka­mente als E-Rezepte verord­net wurden.

Wenn sowohl das E-Rezept als auch die elek­tro­nische Patienten­akte genutzt wird, werden die Daten zur Verschrei­bung und die Aus­gabe des Medika­ments auto­matisch in die elek­tro­nische Patienten­akte einge­stellt.

Die ePA Ombudsstelle kann von Ihnen damit beauf­tragt werden, zum Beispiel Wider­sprüche in die ePA einzu­stellen oder auch die Rück­nahme von Wider­sprüchen durch­zu­führen, wenn Sie dies inner­halb der ePA-App nicht selbst vorneh­men möchten.

Ebenso können bei der ePA Ombuds­stelle Proto­koll­daten zur elektro­nischen Patienten­akte ange­fordert werden.

Die Ombudsstelle darf ausschließlich auf Ihre Veran­las­sung hin auf Ihre elektro­nische Patienten­akte zugreifen.

Die ePA Ombudsstelle erreichen Sie wie folgt:

Per E-Mail: epa@gesund.gothaer.de

Per Post: Gothaer Krankenversicherung AG, Ombudsstelle elektronische Patientenakte, 50598 Köln

Nein, dafür gibt es bei Privat­versicherten keine gesetz­liche Grundlage.